Действует с 13 мая 2026 года

Регламент работы с электронными перевозочными документами

Тип документа: локальный нормативный акт (ЛНА). Цель: внутренние правила работы организации с электронными перевозочными документами (ЭПД). Утверждается: приказом руководителя организации (см. 01-order-transition-to-epd.md). Применяется: всеми сотрудниками организации, участвующими в оформлении и обмене перевозочными документами.

УТВЕРЖДЁН

Приказом [Краткое наименование организации] от «[Дата]» г. № [Номер документа]

РЕГЛАМЕНТ

работы с электронными перевозочными документами в [Наименование организации]

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает порядок формирования, подписания, обмена, хранения и архивации электронных перевозочных документов (ЭПД) в [Наименование организации] (далее — Организация).

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с:

Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ;
Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»;
Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Приказом ФНС России от 09.12.2024 № ЕД-7-26/1065@;
Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 и утверждёнными Минцифры РФ требованиями к МЧД;
Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (о ГИС ЭПД).

1.3. Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками Организации, участвующими в перевозочной деятельности.

2. Термины и определения

ЭПД — электронные перевозочные документы.

ЭТрН — электронная транспортная накладная. Комплект из 8 структурированных XML-документов (титулов), подписываемых разными участниками перевозки.

Титулы ЭТрН:

Титул 1 (T01) — оферта грузоотправителя на перевозку. Формирует и подписывает грузоотправитель.
Титул 2 (T02) — приём груза перевозчиком от грузоотправителя. Формирует и подписывает перевозчик.
Титул 3 (T03) — переадресация (опционально). Формирует грузоотправитель.
Титул 4 (T04) — приём груза водителем (опционально, при наличии Госключа). Подписывает водитель.
Титул 5 (T05) — приём груза грузополучателем. Формирует и подписывает грузополучатель.
Титул 6 (T06) — закрытие рейса перевозчиком. Подписывает перевозчик.
Титул 7 (T07) — корректировки (при наличии).
Титул 8 (T08) — финальное закрытие документооборота.

ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов, оператор — Минтранс России.

Оператор ЭДО — аккредитованная Минтрансом организация, через которую осуществляется обмен ЭПД и передача в ГИС ЭПД. Применяемый Организацией оператор: [Оператор ЭДО].

КЭП — квалифицированная электронная подпись (ст. 5 ч. 4 ФЗ-63).

УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись (ст. 5 ч. 3 ФЗ-63). В том числе УНЭП через Госключ — приравнивается к собственноручной подписи (ст. 6 ч. 2.1 ФЗ-63).

МЧД — Машиночитаемая Доверенность, оформленная в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 и утверждёнными Минцифры РФ требованиями. Подтверждает полномочия физического лица действовать от имени юридического лица при подписании электронных документов.

Бумажное исключение — исключительный случай оформления перевозочного документа на бумажном носителе, допускаемый перечнем Минтранса России (на дату утверждения регламента — до его публикации, ориентировочно: техническая недоступность ГИС ЭПД, перевозка опасных грузов отдельных категорий, военные перевозки).

3. Состав электронных перевозочных документов

3.1. К ЭПД, оформляемым Организацией, относятся:

ЭТрН (в составе титулов 1-8);
Электронный заказ-наряд (заказ-заявка) на перевозку;
Электронные экспедиторские документы:

- поручение экспедитору; - экспедиторская расписка; - складская расписка;

Электронный путевой лист.

3.2. Все ЭПД формируются в формате XML в соответствии с актуальными версиями XSD-схем, утверждённых Приказом ФНС России от 09.12.2024 № ЕД-7-26/1065@.

3.3. Передача ЭПД между участниками перевозки и в ГИС ЭПД осуществляется исключительно через аккредитованного оператора ЭДО ([Оператор ЭДО]).

4. Порядок формирования ЭТрН

4.1. Титул 1 формируется при оформлении заявки на перевозку:

Логист/диспетчер заполняет реквизиты в системе TMS;
Уполномоченный сотрудник (имеющий МЧД) подписывает КЭП организации;
Документ передаётся через оператора ЭДО грузоотправителю на подтверждение.

4.2. Титул 2 формируется в момент фактической погрузки:

Перевозчик-водитель / уполномоченный представитель проверяет соответствие фактического груза заявленному в Титуле 1;
При расхождениях фиксирует их в системе TMS до подписания;
Уполномоченный сотрудник Организации подписывает КЭП в течение 4 часов с момента фактической погрузки (при наличии технической возможности).

4.3. Титул 3 (переадресация) формируется только при изменении адреса/получателя в пути:

Основанием является письменное распоряжение грузоотправителя;
Подписывается грузоотправителем с уведомлением перевозчика.

4.4. Титул 4 (приём водителем) оформляется водителем при использовании Госключа:

Водитель использует УНЭП через приложение Госуслуги;
Применяется при наличии у водителя активированного Госключа и подписанного согласия (см. документ 06-driver-gosklyuch-consent.md).

4.5. Титул 5 формируется в момент фактической выдачи груза грузополучателю:

Грузополучатель проверяет соответствие фактического груза заявленному;
При расхождениях фиксирует факт расхождения в Титуле 5 до подписания;
Грузополучатель подписывает КЭП через своего оператора ЭДО.

4.6. Титул 6 формируется уполномоченным сотрудником Организации после получения Титула 5:

Подписывается КЭП в течение 24 часов с момента получения Титула 5;
Завершает цикл перевозки и фиксирует итоговую стоимость.

5. Применение электронной подписи

5.1. ЭПД, подписываемые от имени Организации (Титулы 1, 2, 5, 6, 7, 8), подписываются:

Квалифицированной электронной подписью (КЭП) организации, либо
КЭП физического лица — сотрудника Организации, действующего по выданной МЧД.

5.2. ЭПД, подписываемые от имени водителя (Титул 4), подписываются:

УНЭП через Госключ (приравнивается к КЭП в силу ст. 6 ч. 2.1 ФЗ-63).

5.3. Перечень уполномоченных подписантов и объёмы их полномочий утверждаются приказом руководителя Организации. Изменения в перечне оформляются отдельным приказом.

5.4. Каждый сотрудник-подписант обязан:

Иметь действующую КЭП физического лица, выпущенную аккредитованным удостоверяющим центром;
Иметь действующую МЧД, выданную Организацией;
Подписать согласие на использование КЭП (см. документ 05-employee-kep-consent.md);
Незамедлительно уведомить ответственного за ЭПД о компрометации или утере ключа КЭП.

5.5. Каждый водитель, использующий Госключ для подписания ЭТрН, обязан:

Иметь подтверждённую учётную запись Госуслуг;
Установить и активировать приложение Госключ на личном мобильном устройстве;
Подписать согласие на использование Госключа (см. документ 06-driver-gosklyuch-consent.md).

6. Действия при сбоях оператора ЭДО и недоступности ГИС ЭПД

6.1. При технической недоступности оператора ЭДО продолжительностью до 4 часов:

Документы формируются в TMS, накапливаются в очереди отправки;
Передача в оператор ЭДО возобновляется автоматически после восстановления связи;
Никаких дополнительных действий не требуется.

6.2. При недоступности оператора ЭДО продолжительностью свыше 4 часов:

Ответственный за ЭПД уведомляет оператора через каналы поддержки и запрашивает временное окно недоступности;
При плановом устранении в течение 24 часов — ожидание восстановления;
При недоступности свыше 24 часов — переход на резервного оператора (если подключён) либо оформление бумажного исключения (см. п. 7).

6.3. При недоступности ГИС ЭПД (системная ошибка, объявленная Минтрансом или оператором):

Документы оформляются с пометкой «отправка отложена в связи с недоступностью ГИС ЭПД»;
В TMS фиксируется reason-code «недоступность ГИС ЭПД» с указанием периода;
Передача в ГИС ЭПД осуществляется автоматически после восстановления.

7. Бумажное исключение

7.1. Оформление перевозочного документа на бумажном носителе допускается только в случаях, прямо указанных в перечне Минтранса России (перечень исключений).

7.2. На дату утверждения настоящего Регламента типовые основания для бумажного исключения:

Техническая невозможность использования ЭПД (отказ оборудования, недоступность связи в месте погрузки/разгрузки);
Объявленная Минтрансом недоступность ГИС ЭПД свыше 24 часов;
Перевозки отдельных категорий, для которых сохраняется бумажная форма по специальному решению Минтранса.

7.3. При оформлении бумажного исключения ответственный за ЭПД обязан:

Зафиксировать факт исключения в TMS с указанием reason-code из утверждённого перечня;
Приложить скан-копию бумажного документа к электронному досье рейса;
В течение 5 рабочих дней после восстановления нормального документооборота направить уведомление об исключении через оператора ЭДО.

7.4. Систематическое применение бумажных исключений без объективных оснований запрещено и может квалифицироваться как уклонение от перехода на ЭПД с привлечением к административной ответственности.

8. Хранение и архивация

8.1. Сроки хранения ЭПД:

ЭТрН и связанные титулы — не менее 5 лет с даты подписания последнего титула (ст. 9 ФЗ-259);
Заказ-наряды и экспедиторские документы — не менее 5 лет;
Путевые листы — не менее 5 лет (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390);
Журналы предрейсовых медосмотров — не менее 3 лет (приказ Минздрава от 15.12.2014 № 835н);
МЧД и связанные документы — не менее срока действия МЧД + 5 лет после прекращения её действия.

8.2. Хранение осуществляется:

В электронном виде в инфраструктуре оператора ЭДО ([Оператор ЭДО]);
В электронном виде в TMS (резервная копия, доступная Организации);
В случае бумажного исключения — оригиналы хранятся в архиве Организации, скан-копии — в TMS.

8.3. Ответственный за ЭПД ежегодно проводит проверку доступности и целостности архивных документов.

9. Действия при отказе или корректировке титула

9.1. При получении уведомления об отказе контрагента подписать титул ЭТрН:

Ответственный за ЭПД в течение 4 часов выясняет причину отказа;
При обоснованности отказа (расхождения по факту, ошибки в реквизитах) — формируется корректировочный титул;
При необоснованности — направляется претензия контрагенту в порядке претензионной работы.

9.2. Корректировка титула (после подписания) осуществляется через выпуск отдельного корректировочного документа:

Исходный титул не удаляется;
Выпускается корректировочный титул с указанием связи с исходным;
Корректировочный титул проходит цикл подписания заново.

9.3. Запрещено вносить изменения в подписанные титулы напрямую (минуя процедуру корректировки). Любые попытки «исправления задним числом» квалифицируются как нарушение учётной политики.

10. Взаимодействие с контрагентами

10.1. Все договоры перевозки и транспортной экспедиции должны содержать положения о переходе на электронный документооборот. Для действующих договоров оформляются дополнительные соглашения (см. документы 03-amendment-carriage-contract.md, 04-amendment-forwarding-contract.md).

10.2. При работе с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, обмен документами осуществляется через роуминг операторов (автоматическая маршрутизация между операторами Минтрансом-аккредитованного списка).

10.3. Контрагенты, не подключившиеся к ЭДО на 01.09.2026, не допускаются к участию в перевозках до устранения проблемы, за исключением случаев документально подтверждённых форс-мажорных обстоятельств у контрагента.

11. Ответственность

11.1. Ответственный за ЭПД ([ФИО ответственного за ЭПД], [Должность ответственного]) несёт персональную ответственность за:

Соблюдение настоящего Регламента;
Своевременное оформление и обмен ЭПД;
Ведение реестра МЧД;
Готовность Организации к проверкам контролирующих органов в части ЭПД.

11.2. Сотрудники-подписанты несут ответственность за:

Безопасное хранение ключей КЭП;
Своевременное обновление сертификатов;
Незамедлительное уведомление о компрометации ключа.

11.3. Нарушение настоящего Регламента квалифицируется как нарушение трудовой дисциплины с применением мер дисциплинарной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ.

12. Заключительные положения

12.1. Настоящий Регламент вступает в силу с [Дата вступления в силу].

12.2. Изменения и дополнения в Регламент вносятся приказом руководителя Организации.

12.3. С Регламентом должны быть ознакомлены под подпись все сотрудники, участвующие в формировании, подписании, хранении и обмене перевозочными документами.

С Регламентом ознакомлен(а):

_____________________________________________________ / __________________ / «___» ___________ 20___ г.

(должность, ФИО, подпись)