ТрансПульт
Действует с 13 мая 2026 года

Согласие сотрудника на использование квалифицированной электронной подписи

Тип документа: письменное согласие сотрудника-подписанта. Цель: получить согласие сотрудника на использование выпущенной на его имя КЭП от имени работодателя по МЧД, на обработку его ПДн оператором ЭДО и удостоверяющим центром, признание электронных документов равнозначными собственноручно подписанным. Подписывает: каждый сотрудник, уполномоченный подписывать ЭПД от имени Организации. Юр-основание: ФЗ-63, ФЗ-152, ст. 22 ТК РФ. Хранение: в личном деле сотрудника не менее срока действия КЭП + 5 лет после прекращения действия.

на использование квалифицированной электронной подписи и обработку персональных данных в связи с подписанием электронных перевозочных документов

г. _______________ «[Дата]» г.

Я, нижеподписавшийся,

ФИО: [ФИО сотрудника]

Должность: [Должность сотрудника]

Паспорт: серия _____ № _____________, выдан _________________________________________________________

«___» ___________ ______ г.

ИНН: [ИНН сотрудника]

СНИЛС: [СНИЛС сотрудника]

Адрес регистрации: _________________________________________________________________

являясь работником [Наименование организации] (ИНН [ИНН организации], ОГРН [ОГРН/ОГРНИП], далее — «Работодатель»),

в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 22 Трудового кодекса РФ,

выражаю следующие согласия:

1. Согласие на выпуск КЭП физического лица

1.1. Даю согласие на выпуск личной квалифицированной электронной подписи (КЭП) физического лица на моё имя в аккредитованном Минцифры России удостоверяющем центре.

Юр-уточнение (с 01.09.2023, ФЗ-476 от 30.12.2021): в настоящее время не выпускаются «КЭП сотрудника организации», в которой работодатель указывался в сертификате как сторона документооборота. Действующая модель: - ЕИО (директор) организации получает КЭП юридического лица в УЦ ФНС бесплатно; - Сотрудники действуют от имени организации на основании Машиночитаемой Доверенности (МЧД), подписываемой ЕИО, используя собственную (личную) КЭП физического лица.

1.2. Подтверждаю, что:

  • мне разъяснён порядок выпуска и использования КЭП физического лица;
  • я понимаю, что выпускаемая на моё имя КЭП является моей личной и может использоваться мной как в служебных целях (по МЧД от Работодателя), так и в личных (Госуслуги, банки, иные сервисы);
  • я ознакомлен с обязанностью обеспечивать конфиденциальность ключа КЭП и не передавать его третьим лицам, включая других сотрудников Работодателя;
  • я обязуюсь незамедлительно уведомить Работодателя о компрометации, утрате или подозрении на несанкционированное использование моего ключа КЭП.

1.3. Стоимость выпуска и продления КЭП:

  • ориентировочная стоимость в коммерческих УЦ — 1 500 – 3 500 рублей за выпуск, срок действия обычно 12 месяцев;
  • порядок компенсации стоимости Работодателем (полная, частичная, без компенсации) определяется внутренним порядком Работодателя и согласуется с сотрудником отдельно (через приказ, трудовой договор или допсоглашение к нему).

2. Согласие на использование КЭП по Машиночитаемой Доверенности

2.1. Даю согласие на использование моей личной КЭП физического лица для подписания электронных документов от имени Работодателя на основании Машиночитаемой Доверенности (МЧД), выданной Работодателем в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 и утверждёнными Минцифры РФ требованиями к МЧД.

2.2. Объём моих полномочий по МЧД определяется самой МЧД и может включать подписание электронных перевозочных документов (ЭТрН), заказ-нарядов, экспедиторских документов, актов, счетов, иных документов, относящихся к моим должностным обязанностям.

2.3. Подтверждаю, что:

  • я ознакомлен с содержанием МЧД, выданной на моё имя;
  • я понимаю, что в пределах полномочий, указанных в МЧД, мои электронные подписи юридически равнозначны собственноручной подписи уполномоченного лица Работодателя;
  • я обязуюсь использовать КЭП и МЧД исключительно в рамках полномочий и не за пределами моих должностных обязанностей.

3. Согласие на обработку персональных данных

3.1. Даю согласие на обработку моих персональных данных, указанных в начале настоящего документа (ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации), а также:

  • идентификатора моей КЭП (серийный номер сертификата, реквизиты удостоверяющего центра);
  • номера и реквизитов выданной мне МЧД;
  • журнала операций подписания (даты, время, идентификаторы подписанных документов).

3.2. Цели обработки:

  • выпуск и сопровождение моей КЭП;
  • формирование и поддержка МЧД на моё имя;
  • юридически значимое подписание электронных перевозочных документов от имени Работодателя;
  • ведение журнала операций для целей аудита, бухгалтерского учёта, проверок налоговых и иных контролирующих органов.

3.3. Перечень действий с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

3.4. Способ обработки: как с использованием средств автоматизации, так и без их использования.

4. Согласие на передачу персональных данных третьим лицам

4.1. Даю согласие на передачу моих персональных данных:

  • Удостоверяющему центру — для выпуска и сопровождения КЭП;
  • Аккредитованному оператору ЭДО [Оператор ЭДО] — для подписания и обмена электронными документами;
  • Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — в составе подписанных перевозочных документов;
  • TMS-системе, используемой Работодателем для управления перевозками (поставщик: ИП Бардин Георгий Дмитриевич) — для технического обеспечения процесса подписания и хранения метаданных операций;
  • Контролирующим органам РФ — в случаях, предусмотренных законодательством (ФНС, Минтранс, Роскомнадзор, суд, правоохранительные органы).

4.2. Трансграничная передача моих персональных данных не осуществляется.

5. Признание юридической силы электронных документов

5.1. Подтверждаю и признаю, что:

  • электронные документы, подписанные моей КЭП на основании МЧД, юридически равнозначны документам на бумажном носителе, собственноручно подписанным мной или иным уполномоченным лицом (ст. 6 ч. 1 ФЗ-63);
  • я понимаю последствия подписания таких документов, в том числе возникновение обязательств Работодателя и моей персональной ответственности в пределах должностных полномочий;
  • я не буду оспаривать факт подписания мной электронного документа моей КЭП на том основании, что я не подписывал его собственноручно.

6. Обязательства

6.1. Я обязуюсь:

  • хранить ключ КЭП в условиях, исключающих доступ третьих лиц;
  • использовать КЭП исключительно для подписания документов в рамках моих должностных обязанностей и выданной МЧД;
  • незамедлительно уведомить Работодателя и удостоверяющий центр о компрометации ключа КЭП, утрате носителя, изменении персональных данных, отзыве МЧД;
  • возвратить носитель КЭП Работодателю при прекращении трудовых отношений либо при прекращении полномочий, требующих использования КЭП;
  • по требованию Работодателя проходить инструктаж и обучение по работе с КЭП и ЭПД.

7. Срок действия согласия

7.1. Настоящее согласие действует с даты его подписания и до:

  • момента прекращения трудовых отношений с Работодателем, или
  • отзыва МЧД Работодателем, или
  • отзыва настоящего согласия мной в письменной форме.

7.2. При отзыве согласия я уведомляю об этом Работодателя письменно. Работодатель обязан в течение 30 календарных дней:

  • прекратить использование моей КЭП и моих ПДн в новых операциях;
  • отозвать МЧД, выданную на моё имя;
  • обеспечить уничтожение моих ПДн, обработка которых не требуется для исполнения обязанностей, возложенных законодательством.

7.3. При отзыве согласия:

  • уже подписанные мной электронные документы сохраняют юридическую силу и не могут быть удалены в связи с обязанностью их хранения по законодательству (ФЗ-259 — не менее 5 лет, бухгалтерское законодательство — не менее 5 лет, ФЗ-63 — журнал операций УЦ);
  • метаданные операций подписания сохраняются в архиве на установленный срок.

8. Права

8.1. Я имею право:

  • получать информацию об обработке моих персональных данных;
  • требовать уточнения, блокирования или уничтожения некорректных персональных данных;
  • отзывать настоящее согласие в порядке п. 7;
  • обжаловать действия Работодателя в Роскомнадзоре или в судебном порядке;
  • обращаться с запросами по адресу электронной почты Работодателя, ответственного за обработку персональных данных.

9. Подтверждение

9.1. Я подтверждаю, что:

  • ознакомлен с настоящим согласием в полном объёме;
  • даю согласие добровольно, без принуждения;
  • понимаю последствия использования КЭП и МЧД для подписания юридически значимых документов;
  • ознакомлен с Регламентом работы с ЭПД и Положением об электронной подписи Работодателя.

ПОДПИСИ

Сотрудник: От Работодателя:

________________ / [ФИО сотрудника] / [Должность руководителя]

«___» ___________ 20___ г. ________________ / [ФИО руководителя] /

М.П.

«___» ___________ 20___ г.