Приказ о переходе на электронные перевозочные документы

Тип документа: распорядительный акт руководителя организации. Цель: формальное решение о переходе организации на работу с ЭПД, назначение ответственного, утверждение применяемого оператора и состава подписантов. Подписывает: руководитель организации единолично. Хранение: в делах организации не менее 5 лет (приказы по основной деятельности — постоянно по Перечню типовых управленческих архивных документов).

[Наименование организации]

ПРИКАЗ

«[Дата]» г. № [Номер документа]

[Юридический адрес]

О переходе на электронные перевозочные документы

В соответствии с Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" и отдельные законодательные акты Российской Федерации», Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», Федеральным законом от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», Приказом ФНС России от 09.12.2024 № ЕД-7-26/1065@ «Об утверждении форматов электронных перевозочных документов»,

в целях обеспечения соответствия деятельности [Краткое наименование организации] требованиям законодательства об обязательном использовании электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 1 сентября 2026 года перейти на оформление электронных перевозочных документов (далее — ЭПД) при осуществлении грузовых автомобильных перевозок, транспортной экспедиции и сопутствующих операций.

1. Утвердить применение электронных версий следующих документов:

- Электронной транспортной накладной (ЭТрН) в составе титулов 1–8 в соответствии с Приказом ФНС России от 09.12.2024 № ЕД-7-26/1065@; - Электронного заказ-наряда (заказ-заявки) на перевозку; - Электронных экспедиторских документов (поручение, расписка, складская расписка); - Электронного путевого листа.

1. В качестве аккредитованного Минтрансом России оператора электронного документооборота, через которого осуществляется обмен ЭПД и передача в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), утвердить [Оператор ЭДО].

1. Назначить [ФИО ответственного за ЭПД], [Должность ответственного], ответственным за организацию работы с ЭПД, в том числе за:

- формирование и подписание ЭПД от имени организации; - взаимодействие с оператором ЭДО и контрагентами по вопросам электронного документооборота; - контроль соблюдения сроков подписания титулов ЭТрН и других ЭПД; - ведение реестра МЧД сотрудников-подписантов; - обеспечение хранения и архивации ЭПД в соответствии с требованиями законодательства; - оперативное реагирование на сбои оператора ЭДО и недоступность ГИС ЭПД.

1. Утвердить Регламент работы с электронными перевозочными документами (Приложение № 1 к настоящему приказу) и ввести его в действие с [Дата вступления в силу].

1. Утвердить Положение об электронной подписи в организации (Приложение № 2 к настоящему приказу) и ввести его в действие с [Дата вступления в силу].

1. Утвердить Соглашение об использовании простой электронной подписи (Приложение № 3 к настоящему приказу) для внутренних документов организации, в том числе путевых листов и актов приёмки-передачи груза.

1. Установить, что подписание ЭПД от имени организации осуществляется уполномоченными сотрудниками на основании выданных им Машиночитаемых Доверенностей (МЧД) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 и утверждёнными Минцифры РФ требованиями к МЧД.

1. Утвердить перечень сотрудников, уполномоченных подписывать ЭПД от имени организации, с указанием объёма полномочий по титулам ЭТрН (Приложение № 4 к настоящему приказу).

1. Главному бухгалтеру (бухгалтерии) обеспечить:

- своевременное оформление МЧД на сотрудников-подписантов через личный кабинет ФНС или через удостоверяющий центр; - приобретение и продление квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи (КЭП) организации и сотрудников; - актуальность учётной политики в части порядка работы с электронными первичными учётными документами.

1. Отделу кадров (кадровой службе) обеспечить:

- сбор согласий сотрудников-подписантов на использование квалифицированной электронной подписи в порядке, установленном Соглашением (п. 7 настоящего приказа); - сбор согласий водителей на использование Госключа в качестве усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) при оформлении ЭТрН; - проведение обучения сотрудников по работе с ЭПД и применяемым оператором ЭДО.

1. [ФИО ответственного за ЭПД] в срок до [Дата вступления в силу] обеспечить заключение дополнительных соглашений с контрагентами (грузоотправителями, грузополучателями, экспедиторами) о переходе на электронный обмен перевозочными документами в соответствии с утверждёнными шаблонами.

1. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

[Должность руководителя] [ФИО руководителя]

М.П.

Приложения к приказу

1. Регламент работы с электронными перевозочными документами (см. документ 02-epd-regulation.md).
2. Положение об электронной подписи в организации (см. документ 08-electronic-signature-policy.md).
3. Соглашение об использовании простой электронной подписи (см. документ 07-pep-internal-agreement.md).
4. Перечень сотрудников, уполномоченных подписывать ЭПД (заполняется клиентом индивидуально на дату издания приказа).