ТрансПульт
Действует с 13 мая 2026 года

Соглашение об использовании простой электронной подписи (ПЭП) во внутренних документах организации

Тип документа: локальный нормативный акт + соглашение сторон (организация ↔ сотрудники). Цель: придать юридическую силу простой электронной подписи (ПЭП) сотрудников при подписании внутренних документов организации (путевые листы, акты приёмки, журналы инструктажей, согласия). Юр-основание: ст. 5 ч. 2, ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Подписывают: руководитель организации (как ЛНА) + каждый сотрудник (как сторона соглашения). Утверждается: приказом руководителя в составе пакета документов о переходе на ЭПД.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом [Краткое наименование организации] от «[Дата]» г. № [Номер документа]

об использовании простой электронной подписи во внутренних документах [Наименование организации]

1. Общие положения

1.1. Настоящее Соглашение устанавливает порядок применения простой электронной подписи (ПЭП) в [Наименование организации] (далее — Организация) при подписании внутренних документов сотрудниками Организации.

1.2. Настоящее Соглашение разработано в соответствии со ст. 5 ч. 2 и ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1.3. Применение ПЭП в Организации не распространяется на:

  • электронные перевозочные документы (ЭТрН и сопутствующие) — для них применяется квалифицированная электронная подпись (КЭП) либо УНЭП через Госключ;
  • электронные документы, для которых законодательство РФ прямо требует КЭП (счета-фактуры, налоговая отчётность, документы для контролирующих органов).

2. Термины

2.1. Простая электронная подпись (ПЭП) — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом (ст. 5 ч. 2 ФЗ-63).

2.2. Внутренние документы Организации — документы, оформляемые в Организации и не предназначенные для передачи во внешний электронный документооборот с контрагентами или контролирующими органами. К таким документам относятся:

  • путевые листы (внутренний документ — для целей режима труда и отдыха, контроля расхода ГСМ);
  • акты приёмки-передачи груза от грузоотправителя водителю на этапе погрузки (когда они не входят в состав ЭТрН);
  • журналы предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров (внутренний документ);
  • журналы технических осмотров транспортных средств;
  • журналы инструктажей по охране труда и БДД;
  • внутренние заявки сотрудников (на отгулы, командировки, обучение);
  • акты выполнения внутренних работ;
  • иные документы, не имеющие внешнего адресата и не подлежащие передаче в государственные системы.

2.3. TMS-система — программное обеспечение «ТрансПульт», поставщик: ИП Бардин Георгий Дмитриевич (ИНН 746003023587), используемое Организацией для оперативного управления перевозочной деятельностью.

3. Условия формирования ПЭП

3.1. Простая электронная подпись формируется в TMS-системе путём комбинации следующих элементов:

3.1.1. Идентификации подписанта — установление личности по уникальной учётной записи в TMS, защищённой паролем и (опционально) двухфакторной аутентификацией.

3.1.2. Подтверждения подписания — явного действия подписанта в интерфейсе TMS (нажатие кнопки «Подписать», ввод одноразового кода из СМС, биометрическое подтверждение в мобильном приложении).

3.1.3. Фиксации метаданных — автоматического сохранения в журнале операций TMS:

  • идентификатора подписанта (userId, ФИО, должность);
  • даты и точного времени подписания (с миллисекундной точностью);
  • IP-адреса устройства подписанта;
  • идентификатора устройства (User-Agent, отпечаток браузера или мобильного устройства);
  • геолокации (при технической возможности и согласии подписанта);
  • идентификатора подписываемого документа;
  • SHA-256 хеша содержимого документа на момент подписания;
  • метода аутентификации подписанта (пароль / 2FA / биометрия);
  • хеш-цепочки предыдущей записи журнала (для предотвращения подделок задним числом).

3.2. Журнал операций TMS реализован как append-only (журнал только для добавления, изменения и удаления записей программно запрещены).

4. Признание юридической силы ПЭП

4.1. Стороны (Организация и сотрудники Организации, подписавшие настоящее Соглашение) признают внутренние документы, подписанные простой электронной подписью в TMS-системе, юридически равнозначными документам на бумажном носителе, собственноручно подписанным сотрудником.

4.2. Признание основано на ст. 6 ч. 2 ФЗ-63: электронный документ, подписанный простой электронной подписью, признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, в случаях, установленных нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

4.3. Настоящее Соглашение является таким соглашением между Организацией и её сотрудниками в смысле ст. 6 ч. 2 ФЗ-63.

5. Перечень документов, подписываемых ПЭП

5.1. К документам, подписываемым в TMS простой электронной подписью, относятся (применимо в зависимости от роли сотрудника):

5.1.1. Документы, подписываемые водителями:

  • Путевой лист — отметка о принятии путевого листа к исполнению, отметка о завершении рейса;
  • Журнал предрейсового осмотра — подтверждение прохождения осмотра;
  • Акт приёмки-передачи груза от грузоотправителя водителю (внутренний, не входящий в состав ЭТрН);
  • Подтверждение получения инструктажа по БДД.

5.1.2. Документы, подписываемые медицинским работником:

  • Журнал предрейсовых медицинских осмотров — отметка о результате осмотра;
  • Журнал послерейсовых осмотров.

5.1.3. Документы, подписываемые механиком:

  • Журнал контроля технического состояния ТС перед выездом;
  • Заявки на ремонт.

5.1.4. Документы, подписываемые логистом / диспетчером:

  • Внутренние заявки на постановку рейса в работу;
  • Внутренние согласования распределения ресурсов.

5.2. Данный перечень может быть расширен распоряжением руководителя Организации.

6. Условия применения ПЭП каждым сотрудником

6.1. Каждый сотрудник, использующий ПЭП в TMS, обязан:

  • сохранять конфиденциальность пароля своей учётной записи;
  • не передавать пароль третьим лицам, включая других сотрудников;
  • не предоставлять свою учётную запись для использования другими лицами;
  • незамедлительно уведомлять Организацию и службу поддержки TMS о компрометации или подозрении на компрометацию учётной записи;
  • использовать защищённые каналы доступа к TMS (HTTPS, проверенные мобильные сети);
  • завершать сессии работы в TMS на устройствах, к которым могут получить доступ третьи лица.

6.2. Действия, совершённые в TMS с использованием учётной записи сотрудника, считаются совершёнными самим сотрудником, если иное не доказано в результате расследования.

7. Условия применения ПЭП Организацией

7.1. Организация обязуется:

  • обеспечить техническую возможность формирования ПЭП в TMS в соответствии с разделом 3 настоящего Соглашения;
  • обеспечить целостность и сохранность журнала операций (хранение append-only, регулярное резервное копирование, защита от несанкционированного доступа);
  • по запросу сотрудника или контролирующего органа предоставлять выписки из журнала операций, относящихся к данному сотруднику или документу;
  • хранить журналы операций ПЭП не менее срока хранения соответствующих документов (минимум 5 лет).

7.2. Организация не вправе:

  • блокировать сотруднику доступ к подписанным им документам без объективных оснований;
  • изменять подписанные документы задним числом;
  • использовать ПЭП сотрудника без его осознанного действия в интерфейсе TMS.

8. Разрешение споров

8.1. При возникновении спора о факте подписания документа конкретным сотрудником Стороны исходят из:

  • записи в журнале операций TMS как первичного доказательства факта подписания;
  • метаданных операции (IP, устройство, метод аутентификации);
  • хеша содержимого документа на момент подписания (для подтверждения, что содержание не менялось после подписания).

8.2. Сотрудник вправе оспорить факт подписания, представив доказательства:

  • компрометации учётной записи (с указанием даты обнаружения и обстоятельств);
  • технического сбоя в TMS;
  • иных обстоятельств, исключающих его участие в подписании.

8.3. До завершения расследования соответствующий документ помечается в TMS как «оспариваемый», что не отменяет его юридической силы, но фиксирует наличие спора.

9. Срок действия и порядок отзыва

9.1. Настоящее Соглашение действует со дня его подписания и до прекращения трудовых отношений сотрудника с Организацией.

9.2. Сотрудник вправе отозвать настоящее Соглашение в любой момент путём подачи письменного заявления.

9.3. При отзыве Соглашения сотрудником:

  • Организация прекращает требовать от сотрудника применения ПЭП;
  • Сотрудник продолжает исполнять должностные обязанности с применением бумажного документооборота;
  • Уже подписанные ПЭП документы сохраняют юридическую силу и не могут быть оспорены сотрудником на основании факта отзыва Соглашения;
  • Журнал операций TMS, относящийся к сотруднику, сохраняется на установленный срок хранения.

10. Заключительные положения

10.1. Настоящее Соглашение вступает в силу с [Дата вступления в силу].

10.2. Соглашение является присоединительным — каждый сотрудник, использующий TMS для подписания внутренних документов, считается принявшим условия Соглашения с момента подписания индивидуального согласия о присоединении (см. ниже).

10.3. Изменения и дополнения в Соглашение вносятся приказом руководителя Организации с обязательным уведомлением сотрудников за 14 календарных дней до вступления изменений в силу.

ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ПРИСОЕДИНЕНИЯ К СОГЛАШЕНИЮ

Я, нижеподписавшийся, ________________________________________________________ (ФИО, должность),

работник [Наименование организации], подтверждаю, что:

  • ознакомлен с настоящим Соглашением в полном объёме;
  • понимаю условия применения ПЭП и юридические последствия её использования;
  • принимаю условия Соглашения и присоединяюсь к нему;
  • даю согласие на формирование, использование и фиксацию моей ПЭП в TMS в порядке, установленном настоящим Соглашением.

________________ / ________________________ / «___» ___________ 20___ г.

(подпись) (расшифровка)