Положение об электронной подписи в организации

Тип документа: обобщающий локальный нормативный акт (ЛНА). Цель: свести воедино правила применения всех видов электронной подписи в Организации — ПЭП, КЭП юрлица + МЧД, УНЭП через Госключ. Установить порядок применения, хранения, ответственности. Утверждается: приказом руководителя Организации (см. документ 01-order-transition-to-epd.md). Юр-основание: ФЗ-63, ФЗ-152, ст. 22 ТК РФ.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом [Краткое наименование организации] от «[Дата]» г. № [Номер документа]

об электронной подписи в [Наименование организации]

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает правила применения электронной подписи (ЭП) в [Наименование организации] (далее — Организация) при ведении электронного документооборота, внутреннего и внешнего.

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

• Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ;
• Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»;
• Приказом ФНС России от 09.12.2024 № ЕД-7-26/1065@;
• Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 и утверждёнными Минцифры РФ требованиями к МЧД.

1.3. Положение обязательно для исполнения всеми сотрудниками Организации, использующими электронную подпись.

2. Виды электронной подписи, применяемые в Организации

В Организации применяются три вида электронной подписи, каждый — для своего класса документов.

2.1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Что: идентификация подписанта по учётной записи в TMS + явное действие подтверждения подписания + фиксация метаданных.

Юр-основание признания: ст. 6 ч. 2 ФЗ-63 + Соглашение об использовании ПЭП (см. документ 07-pep-internal-agreement.md).

Применяется для: внутренние документы Организации без внешних адресатов (путевые листы, журналы осмотров, инструктажи, внутренние заявки) — см. документ 07.

Кто использует: все сотрудники, подписавшие индивидуальное присоединение к Соглашению об использовании ПЭП.

2.2. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) + Машиночитаемая Доверенность (МЧД)

Что: криптографическая подпись, формируемая на основе квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП, выпущенного аккредитованным удостоверяющим центром. КЭП выпускается на физическое лицо — сотрудника, который действует от имени Организации на основании МЧД.

Юр-основание признания: ст. 6 ч. 1 ФЗ-63 (КЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона) + Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 223 (МЧД подтверждает полномочия).

Применяется для:

• Электронные перевозочные документы (ЭТрН) — Титулы 1, 2, 5, 6, 7, 8;
• Заказ-наряды и экспедиторские документы (поручение, экспедиторская расписка, складская расписка);
• Счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД);
• Документы, подписываемые с контрагентами и направляемые в государственные информационные системы;
• Внутренние документы, для которых руководитель Организации установил обязательность КЭП.

Кто использует: уполномоченные сотрудники, перечисленные в Приложении к приказу о переходе на ЭПД (см. документ 01), имеющие действующую КЭП физического лица и МЧД от Организации.

2.3. Усиленная неквалифицированная электронная подпись через Госключ (УНЭП)

Что: УНЭП, формируемая физическим лицом в мобильном приложении «Госключ» с использованием учётной записи Госуслуг.

Юр-основание признания: ст. 6 ч. 2.1 ФЗ-63 — УНЭП через Госуслуги приравнивается к собственноручной подписи в случаях, установленных федеральными законами.

Применяется для:

• Титул 4 ЭТрН — приём груза перевозчиком от грузоотправителя (подписывает водитель);
• Иные документы, для которых законодательство допускает использование УНЭП.

Кто использует: водители Организации, имеющие подтверждённую учётную запись Госуслуг, активированный Госключ и подписанное согласие (документ 06).

3. Сводная таблица: какая подпись для какого документа

4. Порядок обеспечения средств подписи

4.1. Простая электронная подпись

4.1.1. Обеспечивается TMS-системой Организации. Никаких внешних средств, токенов, сертификатов не требуется.

4.1.2. Условие применения: наличие учётной записи в TMS и подписанного индивидуального согласия о присоединении к Соглашению об использовании ПЭП.

4.2. Квалифицированная электронная подпись

Действующая модель (с 01.09.2023, ФЗ-476 от 30.12.2021): «КЭП сотрудника организации» больше не выпускаются. Применяются две раздельные конструкции — КЭП юридического лица для ЕИО и личная КЭП физического лица для сотрудников, действующих по МЧД.

4.2.1. КЭП юридического лица (ЕИО)

• Выдаётся: бесплатно Удостоверяющим центром ФНС России через личный кабинет налогоплательщика на nalog.gov.ru.
• На чьё имя: на лицо, имеющее право действовать от имени Организации без доверенности (генеральный директор, ИП). Содержит реквизиты организации и ФИО руководителя.
• Срок действия: до 15 месяцев, обычно 12 месяцев.
• Стоимость: 0 рублей за выпуск (носитель оплачивается отдельно — см. п. 4.2.4).
• Применение в Организации: подписание налоговой отчётности, документов в государственные системы, документов от имени Организации непосредственно руководителем.

4.2.2. Личная КЭП физического лица (для сотрудников)

• Выдаётся: на платной основе аккредитованным Минцифры коммерческим удостоверяющим центром (Контур.УЦ, СберКорус, Такском, Тензор-СБИС, Калуга-Астрал и др.).
• На чьё имя: на сотрудника как физическое лицо. Сертификат содержит ФИО, СНИЛС, ИНН физлица. Не содержит реквизитов работодателя.
• Срок действия: обычно 12 месяцев.
• Стоимость: 1 500 – 3 500 рублей за выпуск + примерно 2 000 рублей за носитель (если новый).
• Применение в Организации: подписание электронных документов от имени Организации только в связке с действующей МЧД, выданной Организацией на этого сотрудника.
• Применение в личных целях сотрудника: разрешено и не зависит от Работодателя. Эта же КЭП может использоваться сотрудником для Госуслуг, банков, иных сервисов.
• Компенсация стоимости сотрудникам — определяется внутренним порядком Организации (полная, частичная, через выплаты сотруднику). Порядок согласуется с сотрудником в трудовом договоре или приказе.

4.2.3. Машиночитаемая Доверенность (МЧД)

• Выдаётся: Организацией (подписывается ЕИО с использованием КЭП юрлица из п. 4.2.1) через личный кабинет налогоплательщика на nalog.gov.ru либо через распределённый реестр Минцифры (МЧД-сервис).
• Срок действия: устанавливается Организацией, до 3 лет. Рекомендуемая практика — 1-2 года.
• Стоимость: 0 рублей.
• Содержание: ФИО сотрудника, СНИЛС, перечень полномочий по подписанию документов от имени Организации. Формируется в формате XML по утверждённой Минцифры схеме.
• Привязка к КЭП сотрудника: МЧД действует совместно с личной КЭП физлица сотрудника, на имя которого МЧД выдана.

4.2.4. Носители ключей КЭП

• Токены: Rutoken Lite, Rutoken ЭЦП 3.0, JaCarta LT и аналогичные (~1 500 – 2 500 рублей разово, многократное использование).
• Облачные сервисы подписи: Контур.Подпись, СБИС.Подпись — закрытый ключ хранится в облаке провайдера, подпись инициируется через API. Подходит для серверной обвязки (для интеграции с TMS).
• Госключ — не относится к КЭП, см. п. 4.3 (УНЭП).

Конкретный носитель выбирается Организацией с учётом сценария использования (локальная работа в браузере — токен; серверная подпись через TMS — облако).

4.3. УНЭП через Госключ

4.3.1. Не требует выпуска со стороны Организации.

4.3.2. Водитель самостоятельно:

• регистрируется на портале Госуслуг (если не зарегистрирован);
• подтверждает учётную запись;
• устанавливает приложение «Госключ» на личное мобильное устройство;
• активирует УНЭП в приложении.

4.3.3. Организация обеспечивает информационную поддержку водителей по процедуре активации Госключа и подписывает с ними согласие на использование (документ 06).

5. Ответственный за работу с электронной подписью

5.1. Ответственным за организацию работы с электронной подписью в Организации назначается [ФИО ответственного за ЭПД], [Должность ответственного] ([Реквизиты приказа о назначении ответственного]).

5.2. Ответственный обеспечивает:

• ведение реестра действующих КЭП и МЧД сотрудников;
• своевременное продление КЭП (за 14-30 дней до истечения);
• оперативное оформление МЧД при изменении состава подписантов;
• инструктаж сотрудников по работе с ЭП;
• расследование инцидентов компрометации ключей.

5.3. Ответственный ведёт реестр с обязательным указанием по каждому сотруднику:

• ФИО, должность;
• Идентификатор КЭП (серийный номер сертификата, наименование УЦ);
• Дата выпуска и срок действия КЭП;
• Номер и срок действия МЧД;
• Объём полномочий по МЧД;
• Дата подписания согласия на использование КЭП;
• Дата и причина прекращения полномочий (при увольнении, отзыве МЧД, истечении КЭП).

6. Хранение средств подписи и архивов

6.1. Носители ключей КЭП (токены) хранятся у их владельцев в условиях, исключающих доступ третьих лиц.

6.2. Резервные копии облачных КЭП — у поставщика услуг (Контур, СБИС). Организация не имеет к ним прямого доступа.

6.3. Архивы подписанных документов хранятся:

• Электронные перевозочные документы — у оператора ЭДО Организации ([Оператор ЭДО]) не менее 5 лет;
• Бухгалтерские документы с КЭП — в инфраструктуре Организации либо у поставщика бухгалтерского сервиса не менее 5 лет;
• Внутренние документы с ПЭП — в TMS-системе бессрочно (резервные копии — у поставщика TMS);
• Журналы операций — в TMS на срок действия КЭП + 5 лет.

6.4. Уничтожение архивов до истечения срока хранения запрещено.

7. Действия при компрометации или утрате ключей

7.1. При обнаружении или подозрении на компрометацию ключа КЭП сотрудник незамедлительно:

• уведомляет ответственного за ЭП в Организации;
• уведомляет удостоверяющий центр, выпустивший сертификат;
• прекращает любое использование ключа.

7.2. Ответственный за ЭП в течение 24 часов:

• инициирует отзыв скомпрометированного сертификата через УЦ;
• проводит ревизию документов, подписанных в период предполагаемой компрометации;
• инициирует выпуск нового сертификата на сотрудника (если он сохраняет полномочия);
• при необходимости — оформляет новую МЧД.

7.3. Документы, подписанные ключом до момента отзыва, сохраняют юридическую силу.

7.4. Документы, подписанные после официально зафиксированного момента компрометации (если такие выявлены), могут быть оспорены в порядке гражданско-правовой ответственности.

8. Действия при истечении срока КЭП или МЧД

8.1. Ответственный за ЭП ведёт мониторинг сроков действия КЭП и МЧД и обеспечивает их продление не позднее, чем за 14 календарных дней до истечения.

8.2. TMS-система должна обеспечивать автоматические уведомления о приближающемся истечении (за 30, 14, 7 дней).

8.3. При истечении срока — подписание новых документов соответствующим ключом становится невозможным. Документы, подписанные до истечения, сохраняют юридическую силу.

9. Ответственность

9.1. Сотрудники несут персональную ответственность за:

• Сохранность вверенных им ключей КЭП;
• Использование КЭП и ПЭП в пределах должностных полномочий и выданной МЧД;
• Незамедлительное уведомление о компрометации.

9.2. Нарушения квалифицируются как нарушение трудовой дисциплины с применением мер, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

9.3. В случае ущерба, причинённого Организации действиями сотрудника с использованием его ЭП в нарушение настоящего Положения, сотрудник несёт материальную ответственность в порядке, установленном гл. 39 ТК РФ.

10. Заключительные положения

10.1. Настоящее Положение вступает в силу с [Дата вступления в силу].

10.2. С Положением должны быть ознакомлены под подпись все сотрудники, использующие любой вид электронной подписи в Организации.

10.3. Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом руководителя.

С Положением ознакомлен(а):

_____________________________________________________ / __________________ / «___» ___________ 20___ г.

(должность, ФИО, подпись)